Privacyverklaring

Inleiding & Verwerkingsverantwoordelijke

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door ons, M-Desk (BV) (hierna “wij” of “ons”), in het kader van uw bezoek aan onze website of uw communicatie met ons via onze website, e-mail, telefoon en sociale media.

Wanneer u met dit Privacybeleid akkoord gaat, geeft u ons de goedkeuring om uw persoonlijke gegevens te verwerken overeenkomstig de bepalingen in dit beleid, zoals hieronder aangegeven.

Tenzij anders vermeld, zijn wij de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden verzameld in het kader van onze diensten en activiteiten. Wij treden aldus op als zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke”, te weten de partij die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1. Algemeen & Bedrijfsgegevens

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten (bijvoorbeeld wegens wijzigingen in wetgeving of onze processen). We moedigen u aan om regelmatig deze verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

2. Soorten persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt

Afhankelijk van hoe u met ons in contact treedt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

3. Doeleinden waarvoor wij uw persoonlijke gegevens gebruiken

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om u op een persoonlijke en efficiënte manier de gevraagde informatie, producten en diensten te kunnen aanbieden:

• Dienstverlening & Offertes: Om uw aanvraag voor een regularisatiedossier of bouwovertreding op maat te verwerken, berekeningen te maken en u offertes en rapporteringen te bezorgen.
• Communicatie & Advies: Om vlot met u te communiceren via telefoon, e-mail of online platformen, u advies te verstrekken over vergunningen en omgevingsrecht, en uw vragen te beantwoorden.
• Sollicitaties & Recruitment: Om kandidaten te beoordelen voor openstaande functies, updates over onze organisatie te delen en wervingsgesprekken te plannen.
• Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen en om te beantwoorden aan redelijke vragen van bevoegde instanties, ordehandhavingsdiensten of het gerecht.
• Kwaliteit & Website-optimalisatie: Om analyses uit te voeren met het oog op het verbeteren van onze website, tools, berekeningsmodules en dienstverlening.
• Beveiliging & Rechten: Om onze rechtmatige belangen en de integriteit van onze systemen te beschermen tegen cyberaanvallen, spam, malware, misbruik of onwettige handelingen.

4. Wettelijke grondslag voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming: U heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven bij het invullen van een formulier, calculator of registratie.
• Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk om onze dienstverlening, offerteberekening of overeenkomst uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: De verwerking is vereist om te voldoen aan administratieve, fiscale of juridische voorschriften.
• Gerechtvaardigd belang: Voor de voortdurende verbetering en beveiliging van onze website, bescherming tegen fraude en gerichte marketing van gerelateerde diensten.

5. Partijen aan wie wij uw gegevens bezorgen

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen uw gegevens enkel met:

• Dienstverleners en verwerkers: Zorgvuldig geselecteerde externe partners die in onze opdracht handelen (bv. webhosting, IT-infrastructuur, e-maildiensten en CRM). Deze partijen hebben uitsluitend toegang tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn en zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid te waarborgen.
• Overheidsinstanties: Politie, gerechtelijke instanties of toezichthouders wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

6. Locatie en overdracht buiten de EER

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens in de eerste plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien er sprake zou zijn van verwerking buiten de EER door een van onze verwerkers, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving (zoals op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaard contractbepalingen / Standard Contractual Clauses).

7. Bewaartermijn & Beveiliging

Wij verwerken alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de beschreven doeleinden. Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om deze doelen te bereiken, of tot het moment dat u uw toestemming intrekt, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 tot 10 jaar voor facturatie- en dossiergegevens).

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Onze medewerkers en verwerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsplichten.

8. Uw rechten volgens de AVG / GDPR

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens: